Praxisorganisation

Oder warum alle im Team und die Patienten von guten Strukturen profitieren und welchen Beitrag internes Marketing dazu leisten kann.

Inhaltsverzeichnis

Warum ist eine gute Praxisorganisation wichtig?
Grundlage für eine erfolgreiche Praxisorganisation
IST-Analyse
Nach der Analyse: Wo fange ich an?
Wie ich dich bei dem Prozess unterstützen kann?

1. Warum ist eine gute Praxisorganisation wichtig?

Wann können wir am besten arbeiten? Wann fühlen sich alle am wohlsten in der Praxis – vom Chef, bis zum Patienten? Richtig, wenn der „Laden läuft“ oder anders ausgedrückt: der Praxisalltag reibungslos funktioniert. Keine langen Wartezeiten, keine umständlichen Prozesse und keine aufwändigen Strukturen. So arbeiten wir alle gerne und die Patienten wissen das sehr zu schätzen.

Dafür ist eine gute Praxisorganisation zuständig. Letztendlich sorgt sie dafür, dass alle zufrieden sind. Sie unterstützt das Praxisteam dabei, dass sich jeder um die eigentlichen Aufgaben kümmern kann, senkt das Stresslevel und sorgt dafür, dass noch genug Zeit für ein gutes menschliches Miteinander ist.

2. Grundlage für eine erfolgreiche Praxisorganisation

Eine gute Praxisorganisation muss man aber wirklich wollen. Die wichtigste Grundlage ist, dass alle an einem Strang ziehen, um ein gutes Ergebnis zu erreichen. Das beginnt mit einer offenen und ehrlichen Kommunikation. Dafür muss das Vertrauen aufgebaut und die Zeit investiert werden.

Ist diese Grundlage geschaffen, muss man sich noch mit einer fiesen Eigenheit der Praxisorganisation abfinden: Bei einer guten Praxisorganisation handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess. Man ist nie so richtig fertig damit. Es kommen immer neue Verordnungen, externe Partner ändern sich, neue Ideen werden eingebracht, neue Anforderungen werden erkannt oder mit neuen Mitarbeitern eröffnen sich neue Sichtweisen. Irgendeine „Baustelle“ gibt es immer zu analysieren und zu optimieren. Es reicht leider nicht, einmal viel Zeit und Geld in eine einzelne Teambuilding-Maßnahme zu investieren oder sich einmal einen Tag für die Organisation zu blocken. Ein bisschen lässt Sisyphus grüßen aber je besser die Strukturen sind, umso schneller kann man neue Prozesse einbinden.

3. Die IST-Analyse

Alle beginnt mit der Analyse der vorhandenen Strukturen. Dabei ist es egal, ob man nach einer Praxisgründung komplett bei null beginnt oder schon Organisationsstrukturen in der Praxis existieren. Man muss genau hinschauen und die Prozesse aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Wie empfinden die Ärzte den Ablauf? Was sehen die MFAs? Wie nehmen die Patienten den Prozess wahr? Was sagen evtl. externe Experten und Dienstleister dazu? Es nützt nichts, wenn der Chef den Prozess in nächtlichen Überstunden „zerdenkt“. Man muss schon das ganze Bild betrachten und dafür braucht es eben das ganze Team.

Leider ist es oft so, dass man an einer Stelle mit der Optimierung beginnen möchte und sich plötzlich die Zahl der Baustellen rasant vermehrt. Nicht abschrecken lassen, sondern Schritt für Schritt weitergehen im Analyse-Marathon.

Ja, ich weiß, das ist nicht gerade Werbung für die Analyse, wenn ich hier von langwierigem und fortlaufendem Prozess spreche. Daher Hand aufs Herz: Ja, es dauert und nein, es hat sich nicht schnell erledigt ABER! es lohnt sich, denn der Mehrwert ist enorm:

Kosten können gesenkt werden
Ressourcen werden besser ausgeschöpft
Arbeitsbelastung wird gesenkt
Team wächst zusammen
Mehr Raum für die eigentlichen Aufgaben

Aus meiner Zeit im OP weiß ich, wie toll das ist, wenn ein Team reibungslos funktioniert. Herrlich, wenn morgens im Plan schon das richtige Team mit dir zusammen im Saal eingeteilt war. Da konnte dann auch gerne der OP-Plan „pickpacke“ voll sein. Egal, mit dem richtigen Team hat man das gerockt.

4. Nach der Analyse: Wo fange ich an?

Nach der Analyse oder als Abschluss der Analyse sollten auf jeden Fall Kompetenzen verteilt und der Fahrplan fixiert werden. Jeder bekommt seine Aufgaben und Bereiche, für die er zuständig ist. Das entlastet nicht nur den Chef oder die Kollegen, sondern stärkt auch das Vertrauensverhältnis unter einander. Wenn mir Kompetenzen übertragen werden, fühle ich mich mit meinen Fähigkeiten wertgeschätzt und werde dadurch motiviert.

Zudem wird festgelegt für welche Anpassungen externe Berater oder Dienstleister ins Boot geholt werden.

Durch die Analyse wird auch ersichtlich, wo und bei wem noch Bedarf nach Weiterbildung besteht. Weiterbildung ist ein nicht zu unterschätzender, sehr wichtiger Aspekt in diesem Prozess. Dafür müssen genug Zeit und Raum geschaffen werden. Gut ausgebildete Mitarbeiter arbeiten effektiver und sind auch zufriedener.

Der weitere Weg ist so individuell wie jede Praxis, denn nebenher muss ja auch noch das Tagesgeschäft absolviert werden. Es gilt, den eigenen individuellen Weg festzulegen und durchzuführen. Dranbleiben heißt die Devise! Es müssen nicht immer die großen Änderungen sein. Praxisorganisation ist die Summe aus vielen Aspekten und Prozessen. Manchmal haben auch schon kleine Änderungen große Auswirkungen.

5. Wie ich dich bei dem Prozess unterstützen kann?

Gutes Marketing beginnt nie mit den äußeren Maßnahmen. Nach dem Motto: „Was man außen drauf schreibt, sollte auch drin sein“ gilt es immer in erster Instanz die inneren Strukturen zu betrachten. Das ist Grundlage für alle Maßnahmen. Dadurch ergeben sich schon immer einige Optimierungsimpulse.

Internes Marketing stärkt die Kommunikation untereinander in der Praxis und kann somit die Grundlage für einen erfolgreichen Optimierungsprozess schaffen. Die Maßnahmen wirken sich auf zwei Ebenen aus:

Bei den Patienten. Hier zwei Beispiele:

Ein guter Informationsfluss klärt viele Fragen schon vorab und die zeitlichen Ressourcen der Mitarbeiter werden geschont.
Bei großen Praxen und Praxiskliniken: Eine sinnige Beschilderung gibt des Patienten Orientierung und vermittelt Vertrauen. Auch das entlastet die Mitarbeiter.

Beim Team. Auch hier ein paar Beispiele:

Marketingmaßnahmen können durch ihre Einbindung in den Praxisalltag Strukturen schaffen.
In Zeiten von Fachkräftemangel stärkt internes Marketing die Mitarbeiterbindung.
Ein Team, bei dem die interne Kommunikation stimmt, kann sich nach außen ganz anders präsentieren. Das trägt dazu bei, dass neue Mitarbeiter besser gefunden werden können.
Das sogenannte Onboarding von neuen Mitarbeitern wird strukturiert.
Ein Branding ist immer nur so gut, wie das Team, das dahintersteht.

Auch hier sind die Maßnahmen so vielfältig wie die einzelnen Praxen individuell sind. Der erste Schritt ist, dass du dich bei mir meldest und wir über dein Anliegen sprechen. Also drücke den lila Button im Footer und melde dich bei mir.